Tijdens de afgelopen algemene leden vergadering van 22 november 2018 en de bijeenkomst van 10 januari jl. is door het bestuur duidelijk kenbaar gemaakt dat we grote behoefte hebben aan nieuwe vrijwilligers die allerlei werkzaamheden binnen de vereniging op gaan pakken.-
Penningmeester (bestuursfunctie)
Deelname aan bestuursvergaderingen om terugkoppeling te geven aan bestuur over de financiele situatie en eventueel aandachts punten.
Lid van de financiële commissie. Samen met de huidige leden bewaking van budgetten en financiële transacties. Deze taak is vooral een communicatie functie tussen financiele commissie en bestuur. Ook zal de penningmeester jaarlijks verantwoordeling en uitleg geven aan de leden van de vereniging tijdens de algemene ledenvergadering.
Jeugdcommissie lid (bestuursfunctie eventueel d.m.v. roulatie)
Samen met de huidige leden van de jeugdcommissie de organisatie van voetbal bij de jeugd < 18 Jaar en voetbal extra organiseren. Vanuit de jeugdcommssie zal ook een afgevaardigde aanwezig zijn bij de vergaderingen van het hoofdbestuur. Deze taak lag bij Richard Keuninx. Voor de toekomst kan dit ook heel goed middels een roulatie vanuit de jeugdcommissie.
De jeugdcommissie komt ongeveer 6 x per jaar samen. Speerpunten zijn team indelingen, aanstellen en verdelen van leiders en trainers, zorgdragen voor de juiste (voetbal) materialen, organisatie van de scheidsrechters bij de thuiswedstrijden.
Deze werkzaamheden zijn nu ondergebracht. Ten gevolge van het stoppen van Iwan Klein en Richard Keuninx zijn minimaal 2 extra leden nodig.
Sponsorcommissie (bestuursfunctie eventueel d.m.v. roulatie)
Samen met de huidige leden van de sponsorcommissie sponsoren zoeken en aan vv Heijen binden. Daarbij ook andere mogelijkheden bekijken om onze naam te promoten en vandaar uit financiele bijdragen te realiseren.
Geert Klaasen is gestopt als voorzitter van deze commissie. We zoeken daarom van uit de commissie een afvaardiging naar het bestuur.
De sponsor commissie komt ongeveer 4 x per jaar samen om acties af te stemmen.
Kantinecommissie (Coördinator zaterdag bezetting, coördinator donderdag bezetting)
De kantinecommissie zoekt nog coördinatoren die de kantine / bar bezetting willen coördineren. De zondag is geregeld. Voor de zaterdag en de donderdag staan deze rollen nog open.
Het betreft vooral het opzetten van schema’s en de communicatie ingeval van wijzigingen.
De coördinatoren zullen ook lid zijn van de commissie om enkele keren per jaar af te stemmen hoe eea loopt. Veel van de werkzaamheden kunnen vanuit huis worden gedaan via app en telefoon.
Wedstrijdsecretariaat senioren
Op dit moment wordt deze rol ingevuld door Frank Wijers (ad interim) met betrekking tot de praktische zaken bij de vereniging in samenwerking met Stella Roodbeen (Back office)
Praktische werkzaamheden omvatten, vastleggen van oefenwedstrijden, communicatie met scheidsrechtercommissie ivm thuiswedstrijden, verschuiven van wedstrijden in overleg met tegenstander (uitzondering), indelen van veld en kleedlokaal.
Stella wil de back office activiteiten zoals het inschrijven van teams, communicatie met andere verenigingen blijven doen indien deze niet aan zouden sluiten bij de ambitie van de nieuwe wedstrijdsecretaris.
Overige open posities / Projecten/ Commissies
Toernooi commissie: Jaarlijks zijn er toernooien, zoals Easter Open, Bedrijventoernooi, Arvato toernooi.
Per toernooi is het wenselijk dat een kleine tijdelijke commissie de organisatie oppakt. Deze commissie zal dan rapporteren aan de jeugdcommissie c.q. hoofdbestuur.
Bouw en inrichting: Er zijn op het sportpark en in het clubhuis diverse zaken die nog aangepakt moeten worden: Inrichting kantine, opknappen en inrichten zolder, up to date brengen van kleedlokaal scheidsrechter enz.
Deze werkzaamheden kunnen projectmatig worden opgepakt. We zoeken daarom kartrekker(s) die de coördinerende rol op zich kunnen nemen. Er zijn dan bekende budgetten, waarbinnen de plannen kunnen worden uitgewerkt. Deze kunnen dan in het hoofdbestuur worden voorgelegd ter goedkeuring en na akkoord worden uitgevoerd.
Week vd Scheidsrechter
Organisatie van de week vd scheidsrechter
Elk jaar worden de scheidsrechters in het zonnetje gezet. Er wordt dan een leuk presentje geregeld en bij de wedstrijden wordt stil gestaan bij de belangrijke rol van de scheidsrechters.
De organisatie is slechts enkele uren werk.
Diverse Regelgeving/ Vastlegging: Coördinatoren/ Projectleiders per situatie
AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming. Uitwerken van de regelgeving aan de hand van voorbeelden en input van de gemeente zodat bij vv Heijen een consistente inrichting en opvolging plaat vindt. Dit omvat ook het registreren en opvolgen van eventuele individuele afspraken.
VOG: Verklaring Omtrent het Gedrag. Bij vv Heijen willen we een veilige en vertrouwde omgeving zekerstellen. Een onderdeel daarvan is om te werken met VOG verklaringen. Hier moet nog een beleid van worden opgezet. Dit omvat ook het opzetten en vullen van een registratie systeem van de verklaringen.
IVA: Instructie Verantwoord Alcoholschenken. Om alcohol te mogen schenken dienen verenigingen te beschikken over gekwalificeerd barpersoneel. Tijdens de openingstijden waarop alcohol wordt geschonken dient er altijd een leidinggevende met een certificaat aanwezig te zijn. Binnen vv Heijen moet dit nog worden opgezet, Dit omvat ook het opzetten en vullen van een registratie systeem
Subsidies: Er zijn in Nederland diverse subsidie regelingen voor sportverenigingen. Uitzoeken of er subsidies zijn die vv Heijen financieel kunnen ondersteunen. Indien dit zo mocht zijn deze subsidie aanvragen en proberen binnen te halen.
Tot slot
Buiten de voorgenoemde rollen en activiteiten zijn binnen alle commissies extra handen en ondersteuning van harte welkom. Daarbij kan iedereen zelf aangeven hoeveel tijd hij kan vrijmaken om bepaalde taken uit te voeren. Bovendien zullen nieuwe mensen in de bestaande commissies zorgen voor nieuwe ideeën en inzichten. Daarmee blijft de club in beweging. Ook zullen er altijd nieuwe ideeën komen die weer om eigen commissies vragen.
Meld je aan bij een van de bestuursleden of bij een van de leden van de commissie bestuurlijke vernieuwing.
Bestuur; Commissie bestuurlijke vernieuwing
Ineke Lambregts (Voorzitter) Richard Keuninx
Albert Melis (Accommodatie) Erwin Janssen
Frank Wijers (Technische zaken) Frank Wijers